T-11

2. Access. Un modelo relacional de bases de datos.

Access es un modelo relacional de bases de datos, es decir, que está compuesto por tablas en las que cada columna se llama campo y cada fila, registro.

Las diferentes tablas que componen una base de datos se relacionan entre ellas por campos comunes.

En esta clase hemos realizado dos prácticas de Access, las de la página 211 y página 213, en donde hemos observado la pantalla de entrada de Access 2007. Hemos aprendido a crear una base de datos nueva y crear tablas. Hemos observado las pestañas de Crear, Hoja de datos, Diseño, Ver, etc...

-También hemos aprendido lo que son los formularios, a Crear, y todas las modificaciones y opciones que puedes realizar.

Tema 11

1. Principales conceptos en bases de datos.
El objetivo de esta unidad es aprender de manera práctica, de modo que ya desde el principio conezaremos a crear una base de datos, a la que posteriormente iremos añadiendo objetos.

1.1.Conceptos esenciales
En una base de datos hay tres elementos fundamerntales que debemos conocer antes de comenzar con el desarrollo de la Unidad, como son el campo, el registro y el fichero.

-Relación entre una base de datos y estos tres elementos:
·Base de datos: Es un conjunto de datos relacionados entre sí. Las bases de datos están formadas por uno o más bloques de ficheros.
·Fichero: Es un conjunto de información que participa de las mismas características; por ejemplo, un fichero de clientes, proveedores, personal, etc. Cada uno de los ficheros está compuesto por registros.
·Registro: Es la unidad más elemental de un fichero de base de datos. Los registros contienen uno o más campos.
·Campo: Es la unidad elemental de introducción de datos en cada registro de una base de datos.

1.2.Objeto de Access
·Tablas: Conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base de datos.
·Consultas: Permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida en una tabla o en un conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de los tipos de consulta y de las condiciones que en ella se establezcan.
·Formularios: Son diseños que realizaremos para poder introducir, modificar o visualizar los registros de una tabla o consulta. En los formularios podemos insertar campos calculados e imágenes.
·Informers: Son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen como propósito principal el ser impresos en papel, aunque también pueden simplemente visualizarse en pantalla.
·Macros: Son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento para realizar de forma automática tareas repetitivas.
·Módulos: Son programas escritos especialmente para Access mediante un lenguaje de programación llamado Visual Basic para aplicaciones.

1.3.Nombres de campos y sus características
Daremos nombre a los campos, de modo que queden claramente identificados.

1.4.Tipos de campos
·Texto: Admite cualquier carácter alfabético, número o signo de puntuación.
·Memo: Admite cualquier carácter textual hasta un máximo de 64.000 caracteres.
·Número: Admite cualquier carácter numérico.
·Fecha/hora: Admite valores de fecha y hora.
·Moneda: Para valores monetarios.
·Autonumérico: Este añade un número único para cada nuevo registro.
·Sí/No: Sí o No, Verdadero o Falso.
·Objeto OLE: Campo que contiene un objeto, que puede ser una imágen, un gráfico, una hoja de cálculo, etc..
·Hipervínculo: Contiene una ruta o dirección URL de internet.
·Asistente para búsquedas: Se crea un campo que permite seleccionar un valor de otra tabla o crear una lista de valores en el momento.
·Datos adjuntos: La función Datos adjuntos se utiliza en Access 2007 para agregar uno o varios datos (documentos de Word 2007, PowerPoint, imágenes, etc...) a los registros de una base de datos.

1.5. Propiedades de los campos
·Tamaño del campo:
    -Texto
    -Número:
        *Byte
        *Entero
        *Entero largo
        *Simple
        *Doble
        *ID de réplica
        *Decimal

-Formato:
    ·Número: Número general, moneda, euro, fijo, porcentaje, científico.
    ·Fecha/Hora: Fecha general, fecha larga, fecha mediana, fecha corta, hora larga, hora mediana y hora corta.

- Lugares decimales

- Máscara de entrada

1.6 Propiedades de los datos. GENERAL.

   

Tema 10

Excel
Hoja de cálculo VI

- Interrelación de Excel con otras aplicaciones 

COPIA ENTRE PROCESADORES DE TEXTO Y HOJAS DE CÁLCULO

Podemos copiar tablas y gráficos entre Excel a Word o al revés.
Con seleccionar la tabla o gráfico y utilizar las varias maneras de solicitar copiar tendremos bastante si en el documento nuevo de cualquiera de los dos programas hacemos un pegado normal.

Al copiar una tabla de Excel en un documento Word, esta no tiene ningún borde.

Pero a través de las opciones de bordes y sombreado se pueden hacer visibles.

 

Hemos visto como después de copiar una tabla de un libro de Excel, podemos pegarla de diversas maneras...


Esta primera ha sido copiada y pegada de forma normal. 
Pero la segunda tabla la hemos pegado a través de la opción pegado especial.



Por último hemos realizado otro tipo de pegado especial en el que una gráfica se pega en formato de objeto y al ser clicado se abre un cuadro de diálogo de Excel.

 


- TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

  -Crear una tabla dinámica: Con el fin de poder filtrar datos de una tabla de excel muy extensa, podemos utilizar las tablas dinámicas.
Colocando el cursor en cualquier celda de la tabla vamos al menúInsertar, Tabla dinámica y tabla dinámica.

Podremos insertar la tabla en una hoja nueva:

O en la misma hoja, indicándole previamente en que celda la queremos, en este caso hemos hecho clic en la celda A12:

- Aplicar filtros a una tabla dinámica:

Con el fin de aplicar filtros a nuestra tabla dinámica para facilitar el encontrar datos precisos y ocultar provisionalmente los que no vamos a emplear hacemos clic en cualquier punto de la tabla dinámica y seleccionamos la pestaña Diseño, desplegamos el botón Subtotales, seleccionamos No mostrar subtotales y desaparecen de la tabla.

Justo a continuación muestro como aplicar un filtro a la tabla haciendo clic en la flecha junto a etiquetas de fila.

Se nos despliega un cuadro de diálogo en el que podemos seleccionar el campo de la tabla y deseleccionar aquellos datos que queremos ocultas provisionalmente.

En el momento que queramos podemos eliminar el filtro tal y como muestra esta imagen:

Tema 9

Excel Hoja de Cálculo

-Funciones Predefinidas

Hemos visto un lugar donde nos informa de la utilidad de las fórmulas:

Pestaña Fórmula + Biblioteca de funciones + Insertar una función= se nos

despliega un cuadro de diálogo donde podemos ver las diversas fórmulas y explicación sobre todas ellas.

- Funciones Estadísticas:

MEDIANTE LA FÓRMULA MAGISTRAL PODEMOS USAR DIVERSAS FUNCIONES:

=FUNCIÓN( CELDA;RANGO;COLUMNA)
=SI(CELDA=X;"TEXTO";"TEXTO")

Estas son algunas de las funciones que hemos visto y practicado en clase.

=PROMEDIO( media aritmética
=MAX( valor máximo de una lista
=MIN( valor mínimo de una lista
=MODA( valor más repetido
=MEDIANA( valor central de una lista de números
=CONTAR( número de veces que se repite un número
=CONTARA( número de veces que se repite un texto
=CONTAR.SI( número de veces que se repite un valor en un rango.


A continuación lo podemos ver todo en una práctica realizada en clase:

 v

  

 

En la parte final de la práctica utilizamos el condicional de tal manera que en la celda F3 nos saliera la palabra Aprobado o suspendido si el valor de la celda E3 era mayor o igual a cinco y de lo contarario apareciera la palabra suspendido.

Con el formato condicional remarcamos los suspensos de color 
rojo de este modo:

-Funciones de fecha y hora

Las funciones de fecha y hora que utilizaremos normalmente son:

=FECHA. Devuelve el número de serie de una fecha determinada.
=DIA. Convierte un número enn un valor de día del mes.
=DIAS360. Calcula el número de días entre dos fechas considerando el año  comercial o de 360 días.
=DIASLAB. Devuelve el número total de días laborables que hay entre dos fechas.
=AHORA. Devuelve un número que corresponde a la fecha y hora actuales.
=HOY. Devuelve el número de serie de la fecha actual.

A través de esta práctica de la página. 168 del libro de texto las hemos utilizado.

     

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- Hipervínculos

Hemos aprendido las diferencias entre Word y Excel a la hora de insertar un Hipervínculo.
Recordamos que un hipervínculo no es más que un enlace entre un punto de partida y un destino.
Los puntos de partida pueden ser:
Una letra, palabra o frase
Un objeto
Una imagen.

Los destinos pueden ser:

A otra parte del mismo documento. (en Word a otra página y en Excel a otra hoja)
A una dirección web
A una dirección de correo electrónico.
A diferencia de Word, en Excel no es necesario mantener apretada la tecla CTRL para poder activar el hipervínculo.

Para ello hemos abierto la práctica de la página 157 y en la hoja consulta realizamos tres tipos de hipervínculos.

- Gráficos

Mediante la práctica de la página 175 veremos las diferencias entreWord y Excel para introducir un gráfico a partir de unos datos previos.

Como vimos en Word, era necesario crear una tabla previa y en base a sus datos le insertábamos una gráfica. Al hacerlo se nos abría una ventana de Excel.

Cabe recordar que para seleccionar los datos con los que vamos a construir la gráfica nos ayudamos de la tecla CTRL si son columnas no adyacentes. En caso de ser columnas de datos contiguas utilizaremos la tecla Mayus.

 Una vez seleccionados los datos en la pestaña Insertar seleccionamos: Columna, Cilíndrico y nos aparecerá el gráfico sin título ni etiquetas de datos.

Para introducir el título del gráfico, con el mismo seleccionado, nos vamos a la pestaña Presentación, Título del gráfico y le decimos que lo queremos Encima del gráfico.

Posteriormente podemos editar el título desde el cuadro de texto que se nos ha creado.

Para poder introducir los datos específicos de cada una de las barras utilizamos la opción Etiquetas de datos de la pestaña Presentación.

Los datos se mostrarán a través del botón Mostrar o bien podemos escoger mas opciones desde el cuadro de diálogo de más opciones de la etiqueta de datos...

 

Podemos enviar nuestro gráfico a otra hoja del libro mediante dos opciones

Cortar y pegar 

Pestaña Diseño y botón Desplazamiento del gráfico y se escoge la hoja de destino.

Los gráficos pueden ser modificados de aspecto en la pestaña Diseño mediante los modelos prediseñados o bien a través del formato de área del gráfico y demás apretando el botón derecho del ratón.

Tema 8

Seguimos con el Excel y hojas de cálculo en el tema 8 del libro y en clase con prácticas.

-FORMATO, FUNCIONES Y FÓRMULAS

 -Formato de celdas: Durante la clase hemos realizado varias prácticas sobre diversos formatos de relleno, contornos externos e internos y numeración de los valores de la celda.


Hemos repasado como en la categoría Número, podemos añadir o quitar con un marcador el punto de los millares.
Hemos practicado diversas categorías.


 -Fórmulas e introducción a las funciones: Hemos practicado varias funciones con prácticas en clase.

Hemos repasado diversas categorías del formato de celdas: porcentaje, moneda y número.
Además de los contornos y rellenos de celda también utilizamos el combinar celdas.

En la práctica (pág.143) hemos cambiado el aspecto de las hojas, utilizado el alineador de texto y el combinar celdas así como en formato de celdas los bordes de la tabla y el relleno.

También hemos aplicado fórmulas como la autosuma y copiado tablas entre hojas. 

Práctica (pág.145)

Además de poner en práctica todo lo anterior, cabe destacar que aquí hemos aprendido el significado de la tecla CTRL + F4.
El símbolo que sale al aplicar la fórmula es: $

La cuota de IVA se calcula multiplicando la base imponible por el porcentaje de IVA aplicable, por tanto en la celda C3 hemos escrito =B3*B1.
Al hacer un controlador de relleno, nos ha dado error porque en la siguiente celda a tomado como fórmula =B4*B2 cuando debería haber sido =B5*B1 ya que el valor de las filas se va incrementando.

Para que estoo no suceda debemos decirle a la fórmula que fije la celda B1 mediante lo que se llama "REFERENCIA ABSOLUTA ($)"

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Hoja de cálculo II

- Funciones de búsqueda y referéncia


Hemos aprendido lo importante que es la fórmula =BUSCARV().
Gracias a ella podemos encontrar el valor que buscamos en una hoja de cálculo, lo cual es muy útil si ésta es muy grande.


Con la ayuda de esta práctica (pág. 147) hemos entendido como aplicar la fórmula.
En primer lugar nos colocamos en la celda justo por debajo de la que introduciremos el código (¿qué estoy buscando?) D2. En esta celda introducimos la fórmula: =BUSCARV(D1;A7:D26;2), con ello indicamos que D1 es la celda dónde introduciremos lo que estamos buscando (código), después del punto y coma introducimos el rango de búsqueda, (¿dónde debemos buscar lo que solicitamos?) es decir, arrastramos con el ratón desde la celda A7 hasta la D26. Por último tras poner el punto y coma siguiente introducimos el número de columna donde se encuentra el dato a buscar. (Nombre)


En este caso buscamos por el apellido y por eso el único cambio en la fórmula está en el número de la columna donde buscar la información.
Se ve claro que del 2 (B) que era la columna donde se encuentran los Nombres, hemos pasado a la 3 (C) donde se encuentran los Apellidos.

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Hoja de cálculo III

- Funciones lógicas I

A través de esta práctica de la página 149 hemos aprendido que al introducir en la celda donde aplicamos el tanto por ciento de descuento la fórmula =SI (C9="Contado";20%;5%), si escribimos la palabra contado nos aparecerá el 20% y si no un 5%.

A través de esta otra práctica pág. 151 hemos practicado la referencia absoluta CTRL + F4 ($) para fijar el 20% y poder utilizar el controlador de relleno en la columna de Descuentos.

En la hoja precio final, hemos aplicado la fórmula BUSCARV referenciada a otra hoja y hasta que no introduces un código nos daba error... 






- Funciones lógicas II

Durante la clase de hoy hemos estado practicando las funciones de búsqueda y condicionales.



Esta se encuentra en la página.152 del libro de texto y hemos aplicado la función condicional en la celda C3.

En ella le hemos dicho que si en la celda B3 es menor a cinco, que nos aparezca la palabra "Suspendido" y de lo contrario que nos aparezca "Aprobado". 

Con el controlador de relleno hemos completado la columna de Resultado.

Aquí empleamos la función de búsqueda.

Para la columna de Acción hemos empleado nuevamente la función condicional indicándole a la celda D3 que si en la celda C3 aparece la palabra "Aprobado" nos escriba la palabra "Elegir destino" y de lo contrario no escriba nada. Para ello deberemos incluir en la fórmula después del último ;dobles comillas."")

En esta otra práctica de la página.157 del libro de texto hemos acabado poniendo en práctica como aplicar un porcentaje entre hojas, realizar funciones de búsqueda entre ellas y condicionales.

  

Además hemos repasado diversas opciones del formato de celdas.